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スマホ・PCでのタスク管理のメリット・デメリット・注意点・感想

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はじめに

 みなさん、タスク管理はしていますか?僕は現在、スマホ・PCを使ってタスクを管理しています。使っているのはTodoistで、スマホとPCでタスクが自動で同期されるようになっています。

Todoist: Organize your life

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 しばらくスマホ・PCでタスク管理を見て、メリット・デメリット・注意点について気づいたので、以下ではそれを書いていきます。また、感想も書いていきます。

メリット

簡単にタスクを書き込め、確認できる

 スマホ・PCを使ってタスクを書き込めるので、出かけた先であろうがどんな場所であろうが、すぐに簡単にタスクを書き込むことができます。特に、PCで作業中にスマホを開くことなくタスクを追加できるのが楽ですね。

 また、確認する時もアプリ等を開くだけなので簡単です。

リマインダをかけられる

 スマホ・PCでタスクを管理する一番のメリットはこれです。予定の一定時間前にリマインダをかけられるので、タスクの存在を忘れていても対応できる場合があり、救われることがあります。

タスクリストをなくすということがない

 スマホやPCでタスク管理をするサービスを使えば、タスクの情報をウェブで保存できます。なので、仮にスマホやPCをなくしたとしても、違うスマホ等でアクセスすることで、再びタスクリストにアクセスできます。

他のウェブサービスと連携できる

 Todoistの場合、IFTTTというウェブサービスを使えば、他のウェブサービスと連携できます。

 そのため、例えばメールが来たらそのメールを見るというタスクを作ったり、雨の日であれば傘を持っていくというタスクを自動で作れます。また、作ったタスクをOnenoteEvernoteに書き込むこともできます。

 IFTTT自体はかなり色々なサービスと連携できるウェブサービスなので、活用方法はかなり幅広いです。

デメリット

タスクの量が可視化されるので気分が多少滅入る

 スマホやPCを使えば、簡単にタスクが追加できるので、ちょっとしたことでもタスクを追加できます。そのため、その日にやるタスクの量が、どんどん膨れ上がっていきます。また、その日のタスクだけでなく、これからのタスクも簡単に確認できます。

 そのため、タスクをこなしてもこなしてもなくならないという状況が発生して、若干気が滅入ります。

タスクを追加する際に、ついついスマホやPCをいじってしまう

 僕のように意思が弱めの人は、スマホやPCを触った瞬間に、ネットやTwitterを開いてしまい、それまでやっていた作業が中断されがちです。そのため、時間を有効に使うことができなくなります。

注意点

簡単にできるタスクは書き込む前にやってしまう

 デメリットでも書いたように、大量にタスクを追加してしまうと気分が滅入ります。そのため、タスクとして追加するまでもない、すぐに完了できるタスクは、書き込むより前にやってしまった方が良いです。

あまり細かくタスク分けしすぎない

 IFTTT等を使うと、簡単にタスクを書き込むことができます。そのため、たくさんタスクを書きがちです。例えば、メール一通一通について読むというタスクを設定したり。

 しかし、そうやって細かくタスク分けすると、タスクリストが長大になって、やるべきことが不明瞭になると同時に気分が滅入ります。

やらなければならないこととやりたいことを混ぜて書かない

 やらなければならないことと、やりたいことを混ぜてタスク化してしまうと、やりたくてタスクとして書いたのに義務感が生まれてしまいます。そのため、楽しみにしていたことが、楽しくならなくなります。

感想

 スマホやPCでタスク管理をしてみて、やらなければならないことを忘れることがはるかに少なくなりました。そのため、さっさとスマホやPCでタスク管理をしておけばよかったと思いました。

 しかし、タスクの量を可視化するということは、同時にやらなければならないことを全て認識するということなので、少し気が滅入ります。たくさんタスクをこなしたはずなのに、まだタスクが大量に残っている日などは、特にそうです。

 ただ、意図的にタスクとして書き込む前にタスクをこなしてしまうようになったことで、そういうことはなくなっていきました。

 このように、スマホやPCでタスク管理をするデメリットは、対処が可能です。そのため、僕個人としては、スマホやPCでタスク管理をしない手はないな、と感じました。

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